Enap realiza Café com Debate sobre Processo Eletrônico Nacional

27/10/14
- A Escola Nacional de Administração Pública (Enap) realizou, na última quinta-feira (23), o segundo Café com Debate do ano. O evento teve o seguinte tema: “Experiências Recentes de Implantação de Processo Eletrônico na Administração Pública Federal”.

As apresentações e diálogos foram marcados por reflexões sobre o Processo Eletrônico Nacional (PEN), uma iniciativa conjunta de entes, órgãos e entidades das diversas esferas do governo para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico, que permita a criação e o trâmite de documentos e processos eletrônicos.

Na ocasião, também foi apresentado o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região em 2009, com jurisdição nos estados do Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul (TRF 4). Trata-se de um sistema de processo eletrônico administrativo utilizado para gerir o conhecimento institucional, eliminando a tramitação dos procedimentos em meio físico (papel). Além disso, a ferramenta favorece a realocação de recursos humanos na área judiciária com o enxugamento da área administrativa: virtualiza a informação, promove a celeridade dos processos de trabalho e valoriza a coerência das decisões administrativas.

O Café com Debate teve os seguintes debatedores:
• Genildo Lins - Secretário-Executivo do Ministério das Comunicações
• Miriam Chaves - Diretora de Programas do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
• Patrícia Garcia - Diretora de Gestão do Conhecimento, do Tribunal Regional Federal da 4ª Região
• Daniel Valadão - Superintendente de Planejamento em Exercício da Comissão de Valores Mobiliários

A moderação do evento foi realizada pelo Presidente da Enap, Paulo Carvalho. Em sua saudação inicial, ele agradeceu a presença de todos os convidados e apresentou a iniciativa da Escola: “O Café com Debate é uma experiência que a Enap desenvolve há quase 10 anos, resultado de uma parceria com uma escola canadense [a Canada School of Public Service]. É um evento informal onde as pessoas compartilham conhecimentos e ideias”.

Paulo Carvalho explicou que esta edição do Café busca trazer informações sobre as ações já realizadas em relação ao PEN, os desafios encontrados e as possibilidades que o projeto apresenta para os próximos anos.

Já em sua apresentação, Miriam Chaves destacou que o PEN foi uma das iniciativas vencedoras na 16ª edição do Concurso Inovação na Gestão Pública Federal, realizado pela Enap. A Diretora disse também que o projeto foi uma iniciativa da Receita Federal do Brasil e, atualmente, é gerenciado pelo Ministério do Planejamento. O objetivo é gerar ganhos em agilidade, produtividade, redução dos custos e satisfação do público usuário.

Ela informou, ainda, que a fim de implantar o PEN, o Ministério focou na padronização do modelo de troca de documentos e processos eletrônicos. Para isso, assinou um acordo de cooperação com o TRF 4 para a utilização do SEI.

Segundo Miriam, atualmente o PEN envolve cerca de 40 órgãos federais, estaduais e municipais: "Já capacitamos 400 servidores. As pessoas estão interessadas não somente em administrar a ferramenta, mas também a ajudar no seu desenvolvimento”.

De acordo com a Diretora, a economia de pessoal, equipamentos e papel deve reduzir cerca de R$ 200 mil, somente no primeiro ano de implantação do PEN. “O SEI é inovador, seguro e sustentável. Desde já, as soluções governamentais precisam se preocupar com governança e sustentabilidade”, finalizou.

Em seguida, Patrícia Garcia, que é autora e gestora do SEI, destacou que um dos fatores de sucesso é que “o sistema é livre, nasceu de acordo com as necessidades do próprio Tribunal, e traz um marco na Administração Pública, uma vez que objetiva a gestão administrativa e o conhecimento institucional”.

Ela explicou que, com a cessão gratuita do SEI para outros órgãos públicos, o mesmo transcendeu a classificação de sistema eletrônico da Justiça Federal da 4ª Região para galgar a posição de projeto estratégico para toda a Administração Pública. “O SEI é amparado pela inovação de prática de gestão, economia do dinheiro público, transparência administrativa, compartilhamento do conhecimento produzido e pela sustentabilidade”, afirmou.

Ainda este ano, o SEI será disponibilizado no Portal do Software Público Brasileiro (SPB). “O Tribunal chegou à conclusão de que a utilização do SEI é importante para outros órgãos e, por isso, o sistema é tratado como um patrimônio público", disse a Diretora.

Por sua vez, Daniel Valadão apresentou a visão estratégica e as lições aprendidas na elaboração do SEI, na instituição. Nesse contexto, destacou que, para obter sucesso, “a Comissão precisou envolver pessoas certas, no momento certo e na intensidade certa, bem como conciliar tecnologias e conduzir as mudanças culturais necessárias”.

O Superintendente apontou a importância do planejamento estratégico para o projeto obter legitimidade na CVM. “Para chegar a isso, a Comissão precisou criar o Comitê de Governança Estratégica (CGE), que é quem patrocina e monitora a evolução do projeto”, finalizou.

Dando prosseguimento às apresentações do Café com Debate, Genildo Lins discorreu sobre a implementação do processo eletrônico na tramitação de documentos no Ministério das Comunicações. De acordo com ele, a execução do PEN gerou uma economia de mais de R$ 500 mil nos gastos com aluguel de impressoras e impressão, em 2014.

O Secretário-Executivo afirmou que a implementação do SEI já causou uma mudança de cultura no órgão, pois quase 23 mil processos foram realizados inteiramente de forma eletrônica. Além disso, outros 20 mil foram digitalizados e estão no sistema. “A partir de janeiro de 2015, todos os processos de tramitação do órgão serão realizados eletronicamente, não haverá mais digitalização”, disse Lins.

Após as exposições iniciais dos debatedores, Paulo Carvalho abriu espaço para que os participantes pudessem sanar dúvidas relacionadas a questões como acessibilidade, capacitação dos servidores, implementação e segurança de processos e alinhamento de ferramentas tecnológicas para o suporte na configuração desse tipo de gestão.


Acesse aqui a apresentação da Diretora de Programas do Ministério do Planejamento (MP), Miriam Chaves

Acesse aqui a apresentação da Diretora de Gestão do Conhecimento do Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), Patrícia Valentina Garcia

Acesse aqui a apresentação do Superintendente de Planejamento em Exercício da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), Daniel Valadão

Acesse aqui a apresentação do Secretário Executivo do Ministério das Comunicações (Minicom), Genildo Lins